手紙でも電子メールでも、 文書を書く時に気をつけたいマナーやルールがあります。 受け取って嬉しいメールでありたいですよね。 文書を書くときのポイントを紹介します。 『要件が一目でわかるような読みやすいメールを心がける』 　・一行６０〜７０字（漢字だと３０〜３５字）程で改行する 一般的な端末では画面表示は一行８０文字が標準となっています。 しかし、メールでは他の人のメールを引用する際に、行頭に”＞”などの記号をつけるのが普通ですし、メールソフトによっては文字数が８０字を超えたときに折り返されず、後半の文書が見えなくなってしまうこともあるので、６０字〜７０字程度で改行するようにしましょう。 　・読みやすいメールを書く 電子メールを読む時は短い時間でたくさんのメールを読むことが多いようです。 相手が読む気になるような、簡潔で見やすいメールを書くことが必要です。 例えば、不要な挨拶を省いたり、箇条書きにする、意味が読み取りやすいように段落分けをする、といったことです。 段落は６〜７行（漢字２００字程度）以内を目安にし、段落間は一行空けると読みやすいでしょう。 『文書中の文字について』 相手がどんなマシン環境（ＯＳ、メールソフト）を使用しているかわからない場合、自分は読めるメールでも、相手が見たときに空白や全く違う文字だったり、最悪の場合、相手のパソコンが動かなくなってしまうこともあります。 どのような環境の人にも読めるメールを書くことがポイントです。 　・半角カナは使わない 文字化けの原因となるインターネットでの「半角カナ」の使用は一般的に認められていません。 「全角カタカナ」を使うようにしましょう。 　・機種依存文字は使わない JIS規格で定められている文字セットは基本的にどのＯＳ上でも読むことができますがそれ以外に文字コードの未定義の部分をメーカーが拡張して使用している文字については別のＯＳ上で正常に読むことができません。 これが機種依存文字です。 例えば、DOS/Windowsでの、丸付き数字、ローマ数字、括弧付き文字、一文字で表した単位記号などです。 これらの多くはMachintosh環境では文字化けしますし、UNIX環境では空白になってしまうので、使用しないでください。 　・ＨＴＭＬメールは避けたい メールの形式として文字データを伝達する「テキスト形式」の他に、ホームページを作る時に使うＨＴＭＬという記述形式を利用して作成する「ＨＴＭＬ形式」というものがあります。 ＨＴＭＬ形式はメール本文の文字の色や大きさを指定できるため年賀やグリーティングメールに向いていますが、インターネット利用者全員がＨＴＭＬ形式メールに対応したメールソフトを使っているわけではないので使用には注意が必要です。 『添付ファイルについて』 　・大きいファイルを送らない ワープロの文書や表計算ソフトのファイル、デジカメで撮影した画像ファイル、音声ファイルなど、テキストデータ以外のバイナリデータをメールに添付することができるようになってきました。 ただし、この機能を使用する場合は、相手がそのファイルを読めるソフトを持っているか、ファイル容量が極端に大きくなっていないかをチェックしましょう。 一般的に添付ファイルの容量は１Ｍバイト程度までがエチケットと言われています。 相手側のメールボックス容量の制限を超えていることもありますので、大きなファイルを送る場合は事前に相手に連絡しておきましょう。 『署名について』 メールの最後につける署名（signature）は本文の終わりを表す差出人のサインのようなもの。 一般的には氏名、メールアドレス、会社名、ホームページＵＲＬなどです。 メールを使い始めた頃は署名に凝って、記号を組み合わせて絵を書いてみたり、気のきいたセリフを入れたりするものです。 ただし、行き過ぎは禁物です。 凝った署名を相手が喜ぶとは限りませんし、長い署名は邪魔に感じることもありますので、４行以内を目安としましょう。 メールソフトによっては、あらかじめ署名の雛型を作っておけば、メール作成時に自動的に挿入されるようになっているものがあります。 一度送ったインターネットメールは取り消すことができません。 メールを使うと初対面の人とも気軽に連絡がとれる一方、文書のニュアンスが正しく伝わらず相手が傷ついたりおこったりすることもあります。 メールを出す前は相手の立場に立って読み返し、思いやりの気持ちを持ってメールを楽しみましょう。